Después de un año de teletrabajo imperfecto, los profesionales que trabajan en el espacio oficina solicitan a sus empresas mantener esta fórmula. Pero también volver a unos espacios de trabajo diferentes, a una oficina adaptada a los nuevos tiempos y que les permita realizar una serie de tareas que, ejecutadas desde sus casas, no facilitan la productividad y afectan a la conciliación. Un cambio de paradigma: se concilia peor sólo cuando se trabaja desde casa.

Esta es sólo una de las conclusiones que ofrecemos con el Barómetro Grup Efebé 2021: Teletrabajo y la necesidad de repensar el Espacio Oficina. El propósito de esta investigación no es solo saber cuál ha sido el impacto del teletrabajo en el espacio oficina, sino entender cómo van a ser las oficinas a partir de ahora.

La investigación ha sido coordinada por la consultora Táctica Investigación Estratégica sobre una muestra de 896 profesionales, de entre 20 y 65 años, todos ellos empleados de oficina en municipios españoles de más de 200.000 habitantes.

El teletrabajo deja de ser tabú

Al menos un 58% de empresas se han visto inmersas en la obligación de conceder algo que para ellos era un tabú, confiar en que el trabajador es capaz de trabajar de forma autónoma. Antes de la llegada del Covid-19 sólo un 33,5% de los empleados de oficina tenía experiencia en teletrabajo, pasando a un 72,8% en enero de 2021. Del mismo modo, la media de días teletrabajados en nuestro país ha pasado de 0,7 por semana antes de marzo de 2020 a 2,8 a enero de 2021.

Antes del Covid-19 era la microempresa la que tenía mayor cultura de teletrabajo y en formato más flexible, frente a la gran empresa, con menos penetración de esta modalidad y siempre sobre protocolos más rígidos. Veremos en adelante como la experiencia de 2020 tenderá a homogeneizar hábitos entre la micro y la gran empresa.

La experiencia final, en un amplio espectro de empresas ha supuesto un cambio en las posiciones de partida: el 77% de las empresas valoran esta experiencia como satisfactoria y el 73% consolidarán la modalidad de teletrabajo: como mínimo mantendrán unos mínimos de teletrabajo aproximadamente 2 días a la semana.

El Teletrabajo, una experiencia NO del todo satisfactoria

Para un 76% de los empleados de oficina que han teletrabajado, el teletrabajo NO ha sido una experiencia totalmente satisfactoria, dándose una situación ambivalente.  Trabajar desde casa ofrece elementos positivos: el menor riesgo de contagio, mejor organización del tiempo y especialmente ahorro tiempo/dinero en desplazamientos. Pero el teletrabajo también comporta otras ineficiencias en determinadas tareas profesionales que sólo pueden obtenerse en las oficinas como por ejemplo el trabajo en equipo, las limitaciones técnicas o el aislamiento necesario.

Solo un 11,7% de los entrevistados preferiría trabajar en remoto, full time, renunciando completamente a la oficina. Para el 88,3% restante la oficina sigue ofreciéndole ventajas.

Mientras que solo un 9% de trabajadores quieren estar presentes en la oficina 5 días a la semana, el 91% esperan que se dé una consolidación futura mixta de trabajo. Quieren combinar entre 2/3 días de trabajo desde casa y/o desde la oficina adaptada a los nuevos tiempos.

Simbiosis entre la percepción de empleados y empleadores

Con el estudio en cuestión también señalamos una alta correspondencia, y simbiosis, entre el sentimiento de satisfacción entre empleado y empleador en relación a la experiencia de Teletrabajo hasta ahora. En ambos lados solo se observa entre un 6 y 8 % de insatisfacción, respectivamente. Otro dato relevante es que el 89% trabajadores confía que su empresa mantendrá ciertas cuotas de teletrabajo. Que el teletrabajo no ha sido una mera medida temporal.

Cambio en las prioridades en el espacio trabajo: oficina adaptada a los nuevos tiempos

Los profesionales que mayor experiencia tienen en el teletrabajo piden una transformación de los espacios oficina. El 63% señala que es necesario realizar cambios más allá de un espacio seguro, complementario/alternativo y de usos “aleatorio” – sin más –  sino que ya apuntan hacia la oficina como espacio “especializado” para realizar determinadas tareas que en casa – teletrabajando – no se ejecutan de forma tan satisfactoria.

Hasta ahora las prioridades exigidas a un espacio oficina, y más durante el periodo Covid-19 han tenido que ver con el bienestar ambiental y la salud. A partir de ahora las prioridades y las demandas de transformación de las oficinas son de un corte más racional y apuntan a resolver de forma integrada la funcionalidad del espacio dependiendo del tipo de actividad y las herramientas que se utilizan.

De este modo surge un clúster que integra diversas prioridades: conectividad, dispositivos (hard/soft); acústica-insonorización, distancia entre personas, rendimiento y productividad y la polivalencia de espacios. Elementos que pasan a conformar un concepto híbrido: ergonomía del espacio, clave para repensar el espacio y la función de una oficina.

Repensar el espacio de trabajo/oficina, ¿con qué función?

El Barómetro Grup Efebé 2021: Teletrabajo y la necesidad de repensar el Espacio Oficina concluye que en ese mix semipresencial/semi remoto, la oficina física sigue jugando un papel clave.  De este modo, tendrá que convertirse en una oficina adaptada a los nuevos tiempos. Entonces, ¿qué tareas es mejor realizar dentro del espacio oficina y qué tareas fuera de éste?

• El trabajo individual y de concentración (individual thinking) se perfila como el tipo de tarea más idóneo para realizar fuera de la oficina.  

• La oficina debe proporcionar más espacio de trabajo compartido. Concentrar menos tiempo dedicado a tareas individuales y facilitar preferentemente el networking, el trabajo en equipo, y la cocreación.

• Y ofrecer un nuevo espacio “especializado” para realizar determinadas tareas que en casa no se ejecutan de forma satisfactoria. Ahí toma especial importancia el silencio y los recursos para la conectividad/trabajo en remoto. (videocalls “formales de calidad”: esta interacción en remoto, dependiendo con quién, de su formalidad, compromiso de imagen y reputación corporativa será preferible realizarlas en el entorno, los recursos que ofrece una oficina (bajo el “paraguas” de una oficina).

Las empresas deben promover la conveniencia de volver a la oficina adaptada a los nuevos tiempos

Esta nueva organización del trabajo la tiene que liderar la empresa. Debe ser la encargada de dirigir, asentar criterios y fortalecer una cultura mixta de trabajo que sea beneficiosa para ambas partes. Una nueva organización del trabajo que combine: trabajo en remoto en casa y trabajo en remoto o presencial en oficina.

Con todo, las oficinas no solo tendrán que ofrecer algo que sea distintivo, seductor y friendly para que el empleado desee volver a la oficina adaptada a los nuevos tiempos. La empresa tendrá que redefinir un espacio práctico, funcional e idóneo para la ejecución de determinadas funciones que en casa no se realizan de forma eficiente.

Como señala nuestro Barómetro, estos cambios deben agilizarse (se prevé en septiembre mayor normalización sanitaria y el retorno generalizado a las oficinas). Y por ahora sólo un 26% de las oficinas ha realizado cambios o remodelaciones en su espacio, que no han ido más allá de ser medidas reactivas y provisionales ligadas a la actual situación sanitaria. Aún distan mucho de constituir cambios estructurales, reales que respondan a un diseño pensado y basado en la reorganización del nuevo paradigma del trabajo in/out.